Datenmanagement des Übersetzers

Egal ob man als Übersetzter von zu Hause aus arbeitet oder festangestellt aus einem Büro heraus wirkt – die Texte und sämtliche Kundendaten müssen mit gebührender Sorgfalt und Diskretion verwaltet werden. Die Themen „Datensicherheit“ und „Datenmanagement“ sind auch für die Sprachmittler von großer Wichtigkeit. Diesbezüglich hier ein paar Tipps:

Tipps für die Heimarbeiter

Es ist ja derzeitig immer noch so, dass das Gros der Übersetzer nicht festangestellt ist, sondern als Freelancer von zu Hause aus arbeitet. Umso wichtiger ist es, sich – wie das in einer Firma ja auch üblich wäre – ein System anzulegen, das gewährleistet, dass die Kundendaten optimal geordnet werden und unter keinen Umständen für Dritte einsehbar sind. Die Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass mit ihren Daten vertraulich und professionell umgegangen wird. Da heutzutage Datentransfers auch über Laptops und Mobiltelefone getätigt werden, ist das Thema Mobile Security ebenfalls zu berücksichtigen.

In der Regel werden die Kundendaten und Texte auf einem Rechner abgelegt, der ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Sobald die Datenmenge Gefahr läuft, die Kapazität der internen Festplatte zu übersteigen, sollten externe Festplatten – genau wie die guten alten Aktenordner – beschriftet und abgelegt werden. Sollte es sich nur um Textdateien handeln, ist die Datenspeicherproblematik eigentlich nur ein sekundäres Problem. Dieses Vorgehen wird eher gefordert, wenn man mit aufwändigeren Dateiformaten – zum Beispiel im Designbereich – arbeitet. Hat man über die Jahre dennoch eine unüberschaubare Datenmenge auf seinem Rechner gesammelt, könnte man seine Dateien auch auf einer Online Festplatte ablegen. Diese Form der Datenspeicherung gilt gemeinhin als ziemlich sicher und erlaubt dem Anwender überdies, die Inhalte selbst regelmäßig zu prüfen, zu verwalten und vor Verlust zu schützen.

Wer sich mit dem Berufsbild des Übersetzers schon einmal auseinandergesetzt hat, weiß, wie schwierig und überlaufen der Markt für Übersetzer und Dolmetscher momentan ist. Der feine Unterschied, der über Erfolg und Misserfolg eines freiberuflichen Sprachmittlers entscheiden kann, könnte auch das Datenmanagement sein. Genau wie die Buchhaltung und die Akquisition ist ein überschaubares Ordnungssystem der Kundendaten von höchster Wichtigkeit. Damit die Daten mit einem maximalen Nutzungspotenzial in die Arbeits- und Geschäftsprozesse eingebunden werden können, müssen alle Ressource-Daten methodisch verwaltet werden. Ferner sollte die moderne Datenpflege auch die Gesichtspunkte der Informationsqualität und – wie bereits angesprochen – des Datenschutzes berücksichtigen. Gerade personenbezogene Daten müssen unter allen Umständen vor Missbrauch geschützt werden und sie sollten allein in dem Kontext verwendet werden, für den sie auch vorgesehen sind. Neben dem Sprach- und Fachwissen ist dieser Grundsatz der wichtigste Grundpfeiler für eine erfolgreiche Selbstständigkeit.